Privacyverklaring Werkorganisatie Duivenvoorde

De Werkorganisatie Duivenvoorde, hierna WODV verwerkt persoonsgegevens als uitvoerend orgaan voor de gemeenten Voorschoten en Wassenaar. De werkorganisatie verwerkt persoonsgegevens van het personeel. Bijvoorbeeld om aan een medewerker loon te verstrekken of een personeelsdossier op te bouwen. U heeft er recht op dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaan. Dit is sinds mei 2018 wettelijk geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Hoe komen wij aan uw gegevens?

Meestal geeft u zelf uw gegevens aan ons, omdat wij die nodig hebben om u verder te helpen. Daarnaast is in de AVG geregeld dat wij in sommige gevallen hiervoor systemen mogen raadplegen. Bijvoorbeeld de Basisregistratie Personen (BRP) of andere informatiesystemen. Soms ontvangen wij persoonsgegevens van andere partijen of wisselen wij gegevens met hen uit.
Indien er gegevens van u gevraagd worden voor diensten die niet onder een wettelijke verplichting of een overheidstaak vallen, dan dient de Werkorganisatie Duivenvoorde u altijd toestemming te vragen om deze verwerking tot stand te brengen. Bijvoorbeeld als de Werkorganisatie Duivenvoorde een foto van u wilt maken voor het gebruik in het smoelenboek. U wordt altijd geïnformeerd waarvoor wij uw gegevens gebruiken. Voor het delen van uw gegevens dient u opnieuw toestemming te geven. U wordt er op gewezen dat u in zo’n geval niet verplicht bent om uw gegevens te verstrekken. U mag uw toestemming ook altijd weer intrekken.

Verwerken van persoonsgegevens

De WODV heeft wettelijke taken en verplichtingen om in opdracht voor de gemeenten Voorschoten en Wassenaar uit te voeren. Om die taken en verplichtingen uit te voeren is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken.

De WODV gebruikt verschillende categorieën persoonsgegevens zoals naam, geboortedatum, adres en/of locatie, maar ook het Burgerservicenummer en/of bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is. Wij verwerken deze persoonsgegevens voor specifieke doeleinden, die afgestemd zijn op onze taken en verplichtingen.
Het hangt van de specifieke verwerking af welke persoonsgegevens van welke categorie betrokkenen worden verwerkt en voor welk doel we dat doen.

De WODV hechten veel waarde aan een goede bescherming van de persoonsgegevens. Ook treft de WODV passende organisatorische maatregelen om persoonsgegevens goed te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en bewerking.

De Werkorganisatie Duivenvoorde:

  • Verwerkt persoonsgegevens, rechtmatig en transparant, op basis van een rechtsgrondslag van de AVG voor het verwerken van persoonsgegevens;
  • Verwerkt persoonsgegevens enkel voor een specifiek en duidelijk omschreven doel en alleen voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt of voor de (verenigbare) doelen waarvoor ze verder worden verwerkt, waaronder wetenschappelijk en historisch onderzoek, archivering in het algemeen belang en statistische doeleinden;
  • Verwerkt alleen de voor het doel noodzakelijke persoonsgegevens;
  • Draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens correct en juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd;
  • Bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. De noodzakelijkheid is gerelateerd aan de doeleinden waar de betreffende persoonsgegevens aan zijn gerelateerd of zolang dit noodzakelijk is ter nakoming van een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor archivering of statistiek;
  • Treft passende organisatorische en technische maatregelen voor de bescherming van persoonsgegevens.

Delen met derden

De WODV verstrekt uw gegevens aan derden als dat noodzakelijk is. En als wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting. Zodra wij uw gegevens delen met derden waar uw nadrukkelijke toestemming voor vereist is, dan vragen wij deze toestemming aan u. Bijvoorbeeld gegevens die u verstrekt tijdens een informatiebijeenkomst, waarbij wij uw gegevens delen met de overige deelnemers van de informatiebijeenkomst.

Met organisaties die uw gegevens verwerken zoals Centric die de gegevens van onze salarissen verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De WODV blijft verantwoordelijk voor de verwerkingen van zijn persoonsgegevens.

De WODV neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste verwerkingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid.

De verantwoordelijke

Het bestuur van de WODV is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerkingen die worden uitgevoerd.

Functionaris voor de Gegevensbescherming

Binnen de WODV is een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld die zich speciaal richt op de bescherming van uw persoonsgegevens (interne toezichthouder). In voorkomende gevallen kunt u contact opnemen met de FG, de PO (Privacy Officer) of de CISO (Chief Information Officer). Voor meer informatie en voor contact kunt u mailen naar FG@werkorganisatieduivenvoorde.nl.

Uw rechten

Volgens de wet (AVG) heeft u als betrokkene een aantal rechten ten opzichte van de Werkorganisatie Duivenvoorde:

  • U heeft recht op inzage van de gegevens die bij ons bekend zijn. U kunt daarom een inzage verzoek indienen via het hiervoor bestemde formulier op de website. De WODV behandelt uw verzoek binnen 4 weken.
  • U heeft recht op informatie over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt.
  • U heeft recht op correctie, aanvulling of afscherming van uw gegevens.
  • U heeft het recht om de WODV uw gegevens te laten verwijderen indien de WODV geen legitieme reden heeft de gegevens langer te verwerken.
  • U mag bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens.
  • U heeft het recht een klacht in te dienen indien u ontevreden bent over de manier waarop uw persoonsgegevens verwerkt worden.

Vragen of klachten

Als u vragen heeft over de bescherming van uw persoonsgegevens, of om een andere reden contact wil opnemen met de WODV hierover, neem dan contact op met de Functionaris Gegegevensbescherming, de Privacy Officer of de CISO. Mailen kan ook naar FG@werkorganisatieduivenvoorde.nl.

Als u een klacht heeft over de manier waarop uw verzoek is behandeld door de WODV, dan kunt u een klacht indienen via FG@werkorganisatieduivenvoorde.nl.

Desgewenst kunt u een klacht indienen over de WODV bij de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens; de Autoriteit Persoonsgegeven (AP). Kijk voor meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Downloads